Zlecenie księgowości do profesjonalnego biura to powszechna i rozsądna praktyka, która nie oznacza jednak przeniesienia pełnej odpowiedzialności za rozliczenia podatkowe. Kluczową zasadą, którą musi znać każdy przedsiębiorca, jest to, że ostateczna odpowiedzialność przed Urzędem Skarbowym i ZUS spoczywa na nim samym. Zewnętrzny księgowy jest wsparciem, ale nie tarczą, która w pełni chroni przed konsekwencjami błędów.
Podstawowa zasada: odpowiedzialność przedsiębiorcy jest pierwotna i nieuchronna
Nawet przy najlepszym biurze rachunkowym, to właściciel firmy lub jej zarząd (tzw. kierownik jednostki) ponosi pełną odpowiedzialność za prawidłowość rozliczeń. Prawo podatkowe i ustawy o rachunkowości nie znają pojęcia „księgowego zewnętrznego” jako podmiotu odpowiedzialnego – widzą tylko podatnika, czyli firmę i jej przedstawiciela ustawowego.
Główne obowiązki przedsiębiorcy, które nie znikają po zleceniu księgowości, to:
Nadzór: Aktywne monitorowanie terminowości i poprawności składanych deklaracji oraz przelewów.
Dostarczanie kompletnej i rzetelnej dokumentacji: Przekazanie wszystkich faktur, umów, dokumentów kadrowych w ustalonym terminie.
Ostateczna weryfikacja i podpis: Zatwierdzanie deklaracji przed ich wysłaniem. Podpis pod PIT-em czy VAT-em to osobiste przyjęcie odpowiedzialności za jego zawartość.
Ponoszenie kosztów w pierwszej kolejności: W przypadku stwierdzonej przez urząd zaległości, kary lub odsetek, to przedsiębiorca musi je najpierw uregulować z własnych środków.
Przykład: Jeśli biuro błędnie naliczy zaliczkę na CIT, a Urząd Skarbowy nałoży kary za niedopłatę, pierwsze wezwanie do zapłaty wraz z odsetkami trafi do firmy. To przedsiębiorca musi wyłożyć pieniądze, a dopiero później może dochodzić zwrotu od biura.
Odpowiedzialność biura rachunkowego: cywilna i – w skrajnych przypadkach – karna
Biuro rachunkowe ponosi odpowiedzialność przed swoim klientem (przedsiębiorcą) na podstawie zawartej umowy o świadczenie usług księgowych. Jeśli w wyniku jego błędu lub zaniedbania klient poniósł szkodę (zapłacił kary, odsetki, koszty procesowe), ma on prawo dochodzenia odszkodowania na drodze cywilnej (tzw. roszczenie regresowe).
Kluczowe dla zakresu tej odpowiedzialności są:
Zawartość umowy: Musi ona precyzyjnie określać zakres obowiązków biura (które deklaracje, w jakim terminie, na podstawie jakich dokumentów).
Ubezpieczenie OC biura: Profesjonalne biura posiadają obowiązkowe ubezpieczenie OC, które pokrywa szkody wynikłe z błędów zawodowych. Sprawdzenie jego istnienia i sumy gwarancyjnej jest w interesie przedsiębiorcy.
Dowód winy i szkody: Aby skutecznie dochodzić roszczeń, przedsiębiorca musi udowodnić, że szkoda powstała na skutek konkretnego, udokumentowanego błędu biura, a nie np. z powodu nieprzekazania kompletnej dokumentacji.
W wyjątkowo poważnych sytuacjach może również zaistnieć odpowiedzialność karna skarbowa samego księgowego. Dotyczy to przypadków świadomego współdziałania w oszustwie podatkowym (np. tworzenie fikcyjnych dokumentów, systematyczne ukrywanie dochodów w porozumieniu z klientem). Za takie działania grożą konsekwencje z artykułu 54 § 1 Kodeksu karnego skarbowego, łącznie z karą pozbawienia wolności.
Praktyczny przewodnik współpracy: jak chronić interesy firmy?
Aby współpraca była bezpieczna i efektywna, przedsiębiorca powinien wdrożyć kilka kluczowych praktyk:
Jasna i szczegółowa umowa: Dokument powinien zawierać checklistę obowiązków biura, terminy, sposób i potwierdzenie przekazywania dokumentów oraz klauzulę o poufności.
Uporządkowana dokumentacja przekazana w sposób śledzalny: Przekazuj dokumenty elektronicznie (e-mail) lub z pisemnym potwierdzeniem odbioru. Prowadź własne, proste archiwum miesięczne.
Aktywny nadzór, a nie bierne zaufanie: Regularnie pytaj o status rozliczeń, weryfikuj przelewy podatkowe, żądaj kopii wysłanych deklaracji przed upływem terminu.
Nieignorowanie „czerwonych flag”: Ciągłe opóźnienia, niejasne odpowiedzi, brak reakcji na prośby to sygnały do wzmożonej czujności lub zmiany współpartnera.
Konsultacje z audytorem: W przypadku złożonych transakcji lub wątpliwości co do interpretacji przepisów, warto zamówić niezależną opinię drugiego specjalisty.
Podsumowanie: partnerstwo oparte na świadomości
Zewnętrzne biuro rachunkowe to cenny partner, który odciąża przedsiębiorcę od skomplikowanych zadań. Fundamentem zdrowej współpracy jest jednak świadomość, że odpowiedzialność jest współdzielona, ale ostatecznie nierozerwalnie związana z przedsiębiorcą. Działa to na zasadzie sprawnego tandem – kierownik firmy jest pilotem, który odpowiada za lot i cel, a księgowy jest nawigatorem, którego błąd może spowodować problemy, za których konsekwencje i tak finalnie odpowiada pilot. Przemyślana umowa, dobry przepływ informacji i aktywny nadzór to filary, które minimalizują ryzyko i pozwalają czerpać z outsourcingu księgowości same korzyści.
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz