Obowiązkowe ubezpieczenie OC zawodowe to dla biur rachunkowych absolutna podstawa działalności. Jednak nadchodząca rewolucja związana z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) stawia przed branżą nowe wyzwania i rodzi pytania: czy polisa chroni również przed błędami popełnionymi w nowym systemie? Które czynności w KSeF nadal objęte są ochroną, a które nie? Przygotowaliśmy kompleksowy przewodnik, który pomoże Ci bezpiecznie przejść przez nadchodzące zmiany.
Wprowadzenie KSeF – krótkie przypomnienie kluczowych terminów
Przed analizą zakresu ubezpieczenia, warto przypomnieć harmonogram wdrożenia obowiązkowego KSeF, ponieważ to od niego zależy, kiedy nowe ryzyka staną się rzeczywistością dla Twoich klientów i Ciebie.
Według aktualnych przepisów, obowiązek stosowania systemu wejdzie w życie stopniowo:
Od 1 lutego 2026 r. – dla dużych podatników, u których wartość sprzedaży (łącznie z VAT) w 2025 roku przekroczyła 200 mln zł.
Od 1 kwietnia 2026 r. – dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców, zarówno czynnych podatników VAT, jak i tych zwolnionych.
Oznacza to, że już od lutego 2026 roku wiele biur rachunkowych będzie musiało odbierać faktury od swoich największych klientów wyłącznie przez KSeF, a od kwietnia – obsługiwać w nim wszystkich.
KSeF a obowiązkowe OC biur rachunkowych: co chroni polisa?
Kluczową informacją dla każdego biura jest to, że sam akt wystawienia faktury w systemie KSeF nie jest objęty ochroną obowiązkowego ubezpieczenia OC zawodowego. Dlaczego? Ponieważ wystawianie faktur – niezależnie od tego, czy w KSeF, czy w dotychczasowy sposób – formalnie nie jest uznawane za czynność z zakresu prowadzenia ksiąg rachunkowych, które stanowią podstawę ochrony ubezpieczeniowej.
Ochrona obowiązkowej polisy OC nadal jednak działa w wielu kluczowych obszarach związanych z KSeF:
1. Czynności objęte ochroną ubezpieczeniową
Twoja obowiązkowa polisa OC stanowi tarczę w przypadku błędów i zaniedbań przy wykonywaniu następujących zadań związanych z KSeF, o ile mieszczą się one w ramach umowy z klientem:
Pobieranie faktur z KSeF – jeśli np. z powodu opóźnienia lub przeoczenia nie pobierzesz faktury zakupowej klienta z systemu, co skutkuje brakiem jej ujęcia w księgach i stratą finansową (np. utrata odliczenia VAT, zaległość podatkowa).
Zagubienie lub nieprawidłowe przechowywanie dokumentów klienta związanych z autoryzacją dostępu do KSeF (np. dane logowania, tokeny).
Uchybienie ustawowym terminom rozliczeniowym wynikające z nieprawidłowej obsługi faktur pozyskanych z KSeF.
Błędy w dekretacji i księgowaniu faktur, które zostały już prawidłowo pobrane z systemu.
2. Czynności NIEobjęte ochroną obowiązkowego OC
Należy wyraźnie pamiętać, że obowiązkowe ubezpieczenie nie zabezpiecza Cię przed konsekwencjami błędów popełnionych podczas:
Bezpośredniego wystawiania faktur sprzedażowych w imieniu klienta w systemie KSeF.
Błędnej autoryzacji lub nadania nieprawidłowych uprawnień w systemie (choć zarządzanie tymi uprawnieniami może podlegać ochronie, jeśli jest Twoim obowiązkiem).
Dlaczego ubezpieczenie dobrowolne (w tym OC fakultatywne) jest teraz ważniejsze niż kiedykolwiek?
W świetle nowych ryzyk związanych z KSeF, posiadanie jedynie obowiązkowego ubezpieczenia OC może okazać się niewystarczające. Rozszerzenie ochrony o polisę dobrowolną (fakultatywną) to strategiczna inwestycja w bezpieczeństwo Twojej firmy.
Przykłady, gdzie dodatkowa polisa może uratować Twój biznes:
Błąd przy wystawianiu faktury w KSeF: Klient powierza Ci wystawienie faktury sprzedażowej. Wpisujesz błędny numer NIP nabywcy, przez co faktura trafia do obcej firmy. Naprawa tego błędu wymaga skomplikowanej korekty, a klient może ponieść szkodę (np. opóźnienia w płatnościach). Obowiązkowe OC tego nie pokryje. Dobrowolna polisa z rozszerzeniem o „wystawianie dokumentów” – tak.
Cyberatak lub błąd ludzki prowadzący do wycieku danych: Osoba nieuprawniona uzyskuje dostęp do systemu KSeF Twojego klienta poprzez wykradzione dane logowania, za których bezpieczeństwo częściowo odpowiadasz. Koszty reakcji, notyfikacji i ewentualnych kar są ogromne. Specjalistyczne ubezpieczenie od cyberryzyka – tak.
Całkowita odpowiedzialność majątkowa: Szkoda wyrządzona klientowi przekracza sumę gwarancyjną Twojego obowiązkowego OC. Bez dodatkowej ochrony, różnicę musisz pokryć z własnych środków, co może zagrozić istnieniu firmy. Wyższa suma gwarancyjna w polisie fakultatywnej stanowi tu bufor bezpieczeństwa.
Jak przygotować biuro na zmiany? Praktyczny checklist
Przeanalizuj umowy z klientami: Czy jasno określają, kto (klient czy biuro) odpowiada za wystawianie faktur w KSeF?
Przejrzyj swoją obowiązkową polisę OC: Zapoznaj się z jej Ogólnymi Warunkami Ubezpieczenia (OWU), aby dokładnie wiedzieć, co jest wyłączone z ochrony.
Skonsultuj się z agentem ubezpieczeniowym: Omów konieczność rozszerzenia ochrony o ubezpieczenie dobrowolne, dopasowane do nowych usług związanych z KSeF.
Wprowadź procedury bezpieczeństwa: Stwórz klarowne zasady dotyczące nadawania uprawnień do KSeF klientom (np. korzystając z oficjalnego formularza ZAW-FA), pobierania i archiwizacji faktur.
Edukuj zespół: Przeszkol księgowych z zasad działania KSeF oraz nowych procedur wewnętrznych, minimalizujących ryzyko błędów.
Podsumowanie: Chroń swoją firmę kompleksowo
Wprowadzenie KSeF to nie tylko zmiana technologiczna, ale także zmiana w profilu ryzyka zawodowego dla biur rachunkowych. Podczas gdy obowiązkowe OC stanowi niezbędne, podstawowe zabezpieczenie, to właśnie dobrowolne, rozszerzone ubezpieczenie staje się dziś narzędziem, które pozwala spać spokojnie, podejmując się nowych zadań i chroniąc firmę przed nieprzewidzianymi, kosztownymi zdarzeniami.
Potrzebujesz pomocy w przeanalizowaniu swojej obecnej ochrony ubezpieczeniowej i dostosowaniu jej do ery KSeF?
Jako agent ubezpieczeniowy specjalizujący się w ochronie firm z sektora usług profesjonalnych, pomogę Ci znaleźć optymalne rozwiązanie.
Skontaktuj się ze mną, aby omówić szczegóły
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz